Segundo o Project Management Institute (PMI), um projeto é "um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único", e isso implica um prazo limitado, uma data estipulada para conclusão e um resultado diferente daquele produzido no curso da rotina operacional. Ou seja, sempre que se deseja planejar um investimento, um novo produto, um novo processo, etc., a organização irá estruturar um projeto.
Mepeando um projeto
A fase de concepção do projeto deve responder a alguns questionamentos, como:
O que exatamente deve ser alcançado?
Quais resultados são importantes (necessidades), quais são desejáveis, mas não tão importantes (desejos)?
O que não deve ser incluído (exclusões do projeto)?
Como o “objetivo” do projeto (produto do projeto) poderia ser mais bem alcançado (macro estratégia)?
Quanto tempo levará para que se alcancem resultados e quando seria sensato começar?
Quanto custará e de onde virão os recursos?
Quem pode apoiar o projeto e como podemos atender às suas expectativas?
Que oposição poderia ser encontrada, por que e por parte de quem? E como neutralizar essa oposição?
A ferramenta Project Model Canvas auxilia no mapeamento inicial do projeto.
Gerenciando um projeto
Como um produto, o projeto também possui um ciclo de vida (pois a principal característica de um projeto, é que o mesmo possui começo, meio e fim).
Na fase de Definição:
Defina a justificativa do projeto, ou seja, o motivo pelo qual o projeto é necessário.
Defina o objetivo do projeto, o resultado que se quer alcançar no final de implantação do projeto. Tome cuidado para que o o objetivo do projeto seja SMART, ou seja, um objetivo específico, mensurável, realista e com um prazo bem definido.
Identifique as partes interessadas, aqueles envolvidos no projeto e que serão diretamente impactadas por ele, sejam sócios, investidores, governo, colaboradores, entre outros.
Nessa etapa, é interessante trabalhar com a Matriz de Poder x Interesse, para compreender o nível de poder e tomada de decisão de cada parte interessada.
Defina as premissas, ou seja, informações que tomamos como verdade ao iniciar um projeto.
Defina as restrições, que deverão ser resolvidas posteriormente.
Defina o escopo excluído pois, em muitos casos, é necessário incluir no projeto o que NÃO será feito no projeto.
Mepeie os riscos preliminares ao iniciar um projeto, e levante as possíveis ações para mitigação.
Elabore o termo de abertura do projeto (TAP). Esse documento dará o briefing do projeto para a equipe e é essencial, principalmente quando o projeto é executado por terceiros.
Defina o gerente de projeto, que será a pessoa que irá gerenciar o projeto, como comunicação, prazos, resultados, entre outros.
Na fase de Planejamento:
Comece pela Declaração de Escopo. Esse documento será composto pelo escopo geral, o escopo excluído, premissas e critérios de aceitação.
Crie a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que nada mais é do que uma subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis. Seu objetivo primário é organizar o que deve ser feito para produzir as entregas do projeto.
Defina a interdependência entre as atividades. Essa fase é importante para que a equipe compreenda que uma atividade depende de outra, e que a qualidade e prazo devem ser respeitados.
Defina a equipe e direcione os responsáveis ás atividades.
Faça a estimativa de recursos (materiais ou softwares) e a previsão de duração de cada atividade.
Defina os parâmetros de qualidade para as entregas.
Identifique, avalie e planeje as respostas aos riscos identificados.
E não esqueça de solicitar a aprovação do planejamento 🫡
Na fase da Execução & Monitoramento:
Crie métricas para monitoramento do desempenho geral do projeto, e monitore o desempenho das entregas.
Acompanhe a qualidade e fique atento a necessidade de ações corretivas.
Avalie as possíveis mudança e controle as mudanças em implementação.
Na fase de Finalização/Encerramento:
Oficialize a release (entrega).
Ateste a qualidade do produto entregue.
A gestão de projetos é uma disciplina fundamental em todos os setores, garantindo que objetivos sejam alcançados de forma eficiente e eficaz, dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
Em um mundo cada vez mais complexo e dinâmico, a gestão de projetos continua sendo uma competência crítica para o sucesso organizacional, permitindo a entrega de resultados excepcionais e a criação de valor sustentável para todas as partes interessadas.
Precisa gerenciar projetos complexos e não sabe como?
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